Työ- tai opiskeluprojektin deadline painaa päälle, kotona pitäisi tehdä yhtä ja toista, joulukortit täytyisi askarrella ja joululahjatkin on vielä ostamatta, pitäisi varata hammaslääkäriaika ja palauttaa kirjaston kirjat. Hommaa on niin paljon, ettei tiedä, mistä aloittaisi. Kuulostaako tutulta? Jos kuulostaa, niin tulevan viikon (tai viikkojen) suunnittelu ja aikatauluttaminen voi olla erittäin hyödyllistä. Ja vaikkei tehtävälista olisi edes loputtoman pitkä, voi suunnittelu silti helpottaa arkea.
Jos tehtävälista on pitkä, kannattaa tehtävät priorisoida eli asettaa etusijalle ne, jotka on oikeasti tärkeitä ja merkittäviä. Toissijaisia tehtäviä on sitten ne, joilla ei ole niin kiire tai joita ei ole lainkaan välttämätöntä tehdä. Joskus voi olla myös hyödyllistä tehdä omasta päivästä 24 tunnin aikaympyrä tai jana, johon merkitään jonakin tavallisena päivänä kaikki päivän toiminnot kestoineen. Sillä tavoin voi saada mielenkiintoisia havaintoja siitä, kuinka paljon aikaa mihinkin hommaan kuluu ja näkee, mistä ehkä voisi saada "lisää" aikaa tärkeämmille tehtäville.
Tein viikkosuunnitelmapohjan, johon voi merkitä jokaiselle päivälle muutaman tärkeimmän tehtävän. Tässäkin tilanteessa isompia kokonaisuuksia voi jakaa pienempiin osiin, niin tehtävät ei tunnu niin ylitsepääsemättömän suurilta ja näin pääsee oikeasti näkemään, että saa tehtyä asioita, kun voi viivata yli niitä pieniä tehtäviä. Tehtävät kannattaa myös aikatauluttaa eli merkitä, missä ajassa tehtävä tulisi olla suoritettuna. Tutkimuksissa on havaittu, että jos esimerkiksi siivoukselle on annettu aikaa 30 minuuttia, se luultavimmin hoituu tässä ajassa tai jopa nopeammin verrattuna siihen, että aikaa ei ole mitenkään määritelty. Ja tarkoitus tosiaan on, että sinä määriteltynä aikana ei sitten tehdä muuta (kuten lueta sähköpostia tai seurata somea), vaan aika käytetään tehokkaasti tehtävän suorittamiseen. Toki elämä ei aina ole niin yksinkertaista ja aina välillä tapahtuu väkisinkin jotain, joka sotkee suunnitelmat ja aikataulut, mutta se on elämää, eikä sille voi mitään. Eikä tarkoitus olekaan alkaa elää mitään tarkkaa minuutilleen aikataulutettua elämää, vaan ennemminkin opetella käyttämään aikaa tehokkaasti :)
Jos tehtävälista on pitkä, kannattaa tehtävät priorisoida eli asettaa etusijalle ne, jotka on oikeasti tärkeitä ja merkittäviä. Toissijaisia tehtäviä on sitten ne, joilla ei ole niin kiire tai joita ei ole lainkaan välttämätöntä tehdä. Joskus voi olla myös hyödyllistä tehdä omasta päivästä 24 tunnin aikaympyrä tai jana, johon merkitään jonakin tavallisena päivänä kaikki päivän toiminnot kestoineen. Sillä tavoin voi saada mielenkiintoisia havaintoja siitä, kuinka paljon aikaa mihinkin hommaan kuluu ja näkee, mistä ehkä voisi saada "lisää" aikaa tärkeämmille tehtäville.
Tein viikkosuunnitelmapohjan, johon voi merkitä jokaiselle päivälle muutaman tärkeimmän tehtävän. Tässäkin tilanteessa isompia kokonaisuuksia voi jakaa pienempiin osiin, niin tehtävät ei tunnu niin ylitsepääsemättömän suurilta ja näin pääsee oikeasti näkemään, että saa tehtyä asioita, kun voi viivata yli niitä pieniä tehtäviä. Tehtävät kannattaa myös aikatauluttaa eli merkitä, missä ajassa tehtävä tulisi olla suoritettuna. Tutkimuksissa on havaittu, että jos esimerkiksi siivoukselle on annettu aikaa 30 minuuttia, se luultavimmin hoituu tässä ajassa tai jopa nopeammin verrattuna siihen, että aikaa ei ole mitenkään määritelty. Ja tarkoitus tosiaan on, että sinä määriteltynä aikana ei sitten tehdä muuta (kuten lueta sähköpostia tai seurata somea), vaan aika käytetään tehokkaasti tehtävän suorittamiseen. Toki elämä ei aina ole niin yksinkertaista ja aina välillä tapahtuu väkisinkin jotain, joka sotkee suunnitelmat ja aikataulut, mutta se on elämää, eikä sille voi mitään. Eikä tarkoitus olekaan alkaa elää mitään tarkkaa minuutilleen aikataulutettua elämää, vaan ennemminkin opetella käyttämään aikaa tehokkaasti :)
Lataa tästä tulostettava versio: Tällä viikolla tehtävää
Lisävinkkinä myös viikon ruokalista kannattaa suunnitella etukäteen ja käydä tekemässä isot ruokaostokset vain kerran viikossa. Tarvittaessa ruokavarastoja voi sitten täydentää toisella pienemmällä kauppareissulla. Tällä tavoin aikaa säästyy myös muihin hommiin, kun ei tarvitse käydä kaupassa montaa kertaa viikossa, eikä tarvitse monena päivänä miettiä, että mitäs sitä söisi. Luultavasti myös rahaa säästyy keskittämällä ostokset yhteen tai kahteen kertaan viikossa :)
Lataa tästä tulostettava versio: Viikon ruokalista
Nyt ei muuta kuin suunnittelemaan tulevaa viikkoa :)
Toi kauppalista on minusta tosi hyvä juttu. Olen sitä itse käyttänyt, se toimii.
VastaaPoista